創(chuàng)業(yè)人士成功指南——工作日常報(bào)告工具推薦

導(dǎo)語(yǔ)：算起來(lái)，我跟客戶打交道的經(jīng)歷到現(xiàn)在得有二十多年了。在這么久的企業(yè)管理經(jīng)歷中，我發(fā)現(xiàn)了一個(gè)規(guī)律：大多數(shù)獲得成功的客戶都是依靠數(shù)據(jù)來(lái)作為他們企業(yè)運(yùn)營(yíng)的輔助工具。看到這里，讀者也許會(huì)好奇，他們的數(shù)據(jù)來(lái)源在哪里?難道是財(cái)務(wù)報(bào)表嗎?

　　算起來(lái)，我跟客戶打交道的經(jīng)歷到現(xiàn)在得有二十多年了。在這么久的企業(yè)管理經(jīng)歷中，我發(fā)現(xiàn)了一個(gè)規(guī)律：大多數(shù)獲得成功的客戶都是依靠數(shù)據(jù)來(lái)作為他們企業(yè)運(yùn)營(yíng)的輔助工具。看到這里，讀者也許會(huì)好奇，他們的數(shù)據(jù)來(lái)源在哪里?難道是財(cái)務(wù)報(bào)表嗎?

　　其實(shí)不然。對(duì)于小企業(yè)主來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)報(bào)表一般都是沒(méi)有用的，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)通常只能作為過(guò)去幾個(gè)月的運(yùn)營(yíng)情況展示，甚至呈現(xiàn)出來(lái)的只能作為在企業(yè)歷史時(shí)期中的一個(gè)縮影。而他們目前正在做的，只是不停地對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表中的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行重復(fù)參照和重新配置，而這些數(shù)據(jù)通常與日常業(yè)務(wù)沒(méi)有太多的相關(guān)聯(lián)系。銀行家們和投資者們可能會(huì)把財(cái)務(wù)報(bào)表作為他們?cè)谂鷾?zhǔn)融資時(shí)使用的參考文件，但聰明的企業(yè)主卻不是這樣。相反地，他們看重的是另一個(gè)報(bào)告——一種叫做“The Flash”的日常報(bào)告。

　　The Flash，即公司每日的工作快照。它不僅能夠顯示公司每天的運(yùn)營(yíng)狀況，而且在它的一個(gè)小小的頁(yè)面中，包含了一個(gè)企業(yè)管理者需要的關(guān)鍵的信息。至于是什么樣的信息，那將取決于公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)是什么。

　　在這個(gè)報(bào)告中包含了所有的核心數(shù)據(jù)，比如：銀行中的現(xiàn)金流量、應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款、年初至今的公司收入等等。 除此之外，還有許多企業(yè)運(yùn)營(yíng)需要參考的其他數(shù)據(jù)，如：今年公司迄今為止的采購(gòu)訂單、本周訂單數(shù)量、待發(fā)產(chǎn)品清單、積壓產(chǎn)品訂單、銷售預(yù)測(cè)、本周機(jī)器工作時(shí)間、每月應(yīng)支付的費(fèi)用、facebook點(diǎn)贊率、本周退貨率或投訴率及其原因等等。

　　作為管理者，你應(yīng)該對(duì)這些數(shù)字做到十分的了解，因?yàn)檫@些都是每天早上醒來(lái)以后首先需要關(guān)注的事情，憑借與此，你才能對(duì)你的生意有完全的把控。如果到現(xiàn)在你還沒(méi)有開(kāi)始對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行獲取和掌握，請(qǐng)馬上行動(dòng)起來(lái)吧!

　　同時(shí)應(yīng)該明白，這些工作不是會(huì)計(jì)需要做的，而是管理者的工作。我的大部分客戶都會(huì)配備一個(gè)行政人員來(lái)專門(mén)負(fù)責(zé)做每天的工作快照。他們的任務(wù)就是收集信息，當(dāng)然，這些信息中的一部分是來(lái)自公司的會(huì)計(jì)報(bào)表，其他數(shù)據(jù)可能來(lái)自客戶相關(guān)的管理或服務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，以及公司倉(cāng)庫(kù)管理員的數(shù)據(jù)庫(kù)中的一些記錄，甚至來(lái)自你的社交媒體網(wǎng)站或你使用的其他云端系統(tǒng)。

　　這并不是一種會(huì)計(jì)工作，而是一項(xiàng)將各類數(shù)據(jù)匯集到一個(gè)頁(yè)面、從而形成信息匯總的工作。在熟練操作以后，通常只需要花費(fèi)幾分鐘的時(shí)間就能完成。

　　制作這種報(bào)告是很簡(jiǎn)單的，因?yàn)樗鼪](méi)有圖形和圖表，也不需要復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)完成。我的大多數(shù)客戶通常只用一張紙(也許是方便隨時(shí)記錄)，在每個(gè)工作日的清晨，這張報(bào)告都會(huì)以人工書(shū)寫(xiě)或打印的形式，放在他們的辦公桌上，或者為了方便瀏覽，工作人員會(huì)通過(guò)電子郵件將這張表格發(fā)到老板的電子郵箱。就是如此簡(jiǎn)單，沒(méi)有必要購(gòu)買昂貴的商業(yè)智能軟件或其他復(fù)雜的設(shè)備。當(dāng)然，但這并不是說(shuō)這些軟件和設(shè)備是沒(méi)有用的，因?yàn)楹芏鄰?fù)雜的工作需要通過(guò)它們才能實(shí)現(xiàn)，比如你的經(jīng)理需要你提供更為詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息，等等。那么作為企業(yè)主，你需要做的就是對(duì)這張報(bào)告進(jìn)行仔細(xì)的閱讀和理解，因?yàn)檫@張每日工作快照確實(shí)包含了許多有價(jià)值的信息。

　　通常來(lái)說(shuō)，你還需要一個(gè)衡量標(biāo)準(zhǔn)。否則在與年初工作作對(duì)比時(shí)，怎么知道現(xiàn)金余額是否充足呢?如果不知道去年的銷售量，你又怎么能知道今年的銷售是不是進(jìn)步了呢?又怎么調(diào)查今年積壓的貨物為什么與去年一樣，而絲毫沒(méi)有減少呢?

　　沒(méi)有比較的情況下，即使做出每日工作快照也是沒(méi)有用的。因此，在準(zhǔn)備這項(xiàng)報(bào)告時(shí)，同時(shí)需要在旁邊將以前的同期數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出來(lái)。只要你一年到頭都堅(jiān)持每天做這樣的報(bào)告，這項(xiàng)工作會(huì)越來(lái)越容易。

　　也許你會(huì)認(rèn)為，你公司的系統(tǒng)不像那些大公司們一樣高端，因?yàn)槟銢](méi)有專門(mén)的內(nèi)部會(huì)計(jì)專家對(duì)公司的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行密切關(guān)注，因此你不能完全依靠自己企業(yè)來(lái)產(chǎn)生數(shù)據(jù)。但反過(guò)來(lái)想，正因?yàn)槟阏诮?jīng)營(yíng)的是一個(gè)小企業(yè)，因此你的需求并不像大企業(yè)那樣復(fù)雜。

　　后要說(shuō)的是，一個(gè)公司的運(yùn)營(yíng)就是在談一樁生意。因此，不管你是什么企業(yè)，在繁雜的工作中，一個(gè)簡(jiǎn)單的每次工作快照?qǐng)?bào)告通常就夠了。